Nastavení e-mailů

Last modified by Petr Benda on 2025/03/03 11:38

Nastavení SMTP serverů

Nastavení SMTP serverů se provádí v systému na záložce Systém > SMTP servery. Přístup k němu mají pouze zaměstnanci portálu podpory, běžným uživatelům přístup do systémových nastavení nepřidáváme. V defaultu je zde nadefinován náš primární a sekundární SMTP server, které se ve výchozím nastavení používají pro odesílání e-mailů. Tyto dva servery se nijak neupravují. Pokud chce knihovna nadefinovat svůj vlastní SMTP server, musí se vytvořit nový záznam.

  • Adresa -  adresa SMTP serveru - např. smtp.gmail.com
  • Port - port, na kterém SMTP server komunikuje
  • Protokol - protokol, který SMTP server používá - v tuto chvíli podporován pouze smtp
  • Přihlašovací jméno -  přihlašovací jméno k SMTP serveru
  • Heslo - heslo k SMTP serveru.
  • Povolit TLS - zaškrtnuto, pokud SMTP server používá STARTTLS
  • Povolit SSL - zaškrtnuto, pokud SMTP server používá SSL
  • Vyžaduje autentizaci - zaškrtnuto, pokud SMTP server vyžaduje autentizaci
  • Connection timeout  (ms) - connection timeout pro připojení SMTP serveru
  • Timeout (ms) - timeout pro socket vstupně/výstupní operace - pozn. doporučená hodnota > 180 000 (180s)
  • Následující SMTP server - následující SMTP server, který se má zkusit pro odeslání e-mailu, pokud se zprávu nepodaří odeslat

Námi nadefinovaný SMTP server následně nastavíme na záložce Systém > Knihovny. Vybereme naší knihovnu, klikneme Upravit a v editačním okně v poli SMTP server vybereme náš SMTP server. Pokud je pole v nastavení knihovny prázdné, používá se pro odesílání e-mailů náš defaultní primární server.

Je možné nastavit vlastní SMTP server i pro každé oddělení zvlášť. Toto se provádí na záložce Systém > Oddělení. Pokud je u oddělení pole SMTP server prázdné, používá se SMTP server nastavený u knihovny.

Také je možné v Systém > Položky nastavení nastavit v položce ILS_SMTP_SERVER zvlášť SMTP server pro odesílání MVS žádanek. Položku je nutné nastavit hierarchicky pouze pro danou knihovnu. Pokud je položka nastavení prázdná, používá se SMTP server nastavený u knihovny.

Nastavení odesílatele

E-mail odesílatele se nastavuje na záložce Systém > Knihovny a zapisuje se do pole Kontaktní mail. Zde zapsaný e-mail bude u odeslaných e-mailů uveden jako odesílatel.

Je možné nastavit vlastní e-mail odesílatele pro každé oddělení. Toto se provádí v Systém > Oddělení a uvádí se do pole E-mail. Pokud není u oddělení e-mail odesílatele uvedený, bere se e-mail uvedený u knihovny.

Zároveň je možné nastavit vlastní e-mail odesílatele pro MVS. Ten se nastaví na záložce Systém > Položky nastavení do položky ILS_EMAIL. Položku je nutné nastavit hierarchicky pouze pro danou knihovnu. Pokud je položka nastavení prázdná, bere se jako odesílatel e-mail uvedený u knihovny.

Pokud je na záložce Systém > Knihovny vyplněno pole Zkrácený název,  bude se u odeslaných e-mailů jako odesílatel zobrazovat zde uvedený název.

Nastavení SPF

Správce vaší domény může omezit doručení e-mailů jen z některých IP adres (technologie SPF apod.). Servery podporující toto omezení pak odmítají e-maily odeslané z nepovolených IP adres.

Správce domény pak musí buď naše servery povolit (do SPF záznamu přidejte include:clavius.cz), nebo knihovna musí používat pouze svůj povolený SMTP server.

Příklad 1:
Odesíláte-li z e-mailu neco@xyz.cz, o omezení SPF rozhoduje správce domény xyz.cz (správce její DNS).
Příklad pro TXT záznam:
v=spf1 mx include:clavius.cz ~all

Příklad 2:
Když používáte webhosting WebSupport a posíláte maily přes poskytovatele hostingu a z našich serverů, ostatní servery zakážete:
v=spf1 include:_spf.websupport.sk include:clavius.cz -all

Vaše nastavení SPF si můžete ověřit na stránkách:
https://mxtoolbox.com/spf.aspx
https://secure.fraudmarc.com/tool/spf
https://easydmarc.com/spf-record-check-tools

Na jaře roku 2022 došlo společností Google k zavedení nových pravidel pro zasílání hromadných zpráv. Dokumentaci ke změnám naleznete na této adrese: https://support.google.com/mail/answer/81126

Tato změna vedla ke zvýšenému počtu dotazů na naši podporu, kdy docházelo k problému s odesíláním e-mailů z Tritia, především na adresy gmail.com. Chyba s nedoručováním není na straně systému Tritius. Dochází k ní až při vyhodnocování příjmu u konkrétních e-mailových schránek. Nejčastější problém je v tom, že na doméně, kde je registrována schránka, která je v Tritiu uvedena jako odesílatel, není nastaveno zabezpečení SPF (Sender Policy Framework). Toto zabezpečení musí provést správce domény (váš IT, poskytovatel e-mailů, atp.). V případě problémů je prosím kontaktujte a vyžádejte si informaci, zda-li u vás máte zabezpečení SPF zavedeno. Pokud navíc používáte pro odesílání e-mailů naše výchozí SMTP servery, je potřeba v nastavení SPF naše servery povolit viz příklady výše.