Graficzna instrukcja archiwizacji i anonimizacji czytelników

Ostatnio modyfikowane 2025/09/01 10:59 przez Jan Slezák

1 Archiwizacja lub anonimizacja wybranych czytelników
2 Anonimizacja indywidualnego czytelnika
3 Archiwizacja zbiorowa i anonimizacja

Podczas archiwizacji czytelnik zostaje przeniesiony do działu archiwizacji (zmienia się jego dział domyślny), a wszystkie dane osobowe czytelnika pozostają zachowane. Podczas anonimizacji czytelnik zostaje przeniesiony do działu archiwizacji (zmienia się jego dział domyślny), a jednocześnie wszystkie dane osobowe czytelnika są usuwane. Pozostają tylko dane niezbędne do zachowania statystyk i identyfikator czytelnika.

Archiwizacja lub anonimizacja wybranych czytelników

Aby zarchiwizować lub zanonimizować czytelników, przejdź do zakładki Wypożyczenia, rozwiń przycisk Akcje i wybierz Zarządzanie czytelnikami.

(obr. 1)

W oknie zarządzania czytelnikami wybierz jednego lub więcej czytelników, których chcesz zarchiwizować lub zanonimizować. Następnie rozwiń przycisk Inne i kliknij opcję Zarchiwizuj wybranych czytelników.

(obr. 2)

Następnie pojawi się okienko, w którym widzimy wszystkich wybranych czytelników, którzy zostaną albo zarchiwizowani (rys. 3a), albo zanonimizowani (rys. 3b). Potwierdzamy akcję i wykonujemy ją, klikając Tak.

To, jaka czynność zostanie wykonana, zależy od wyboru opcji Usuń dane identyfikacyjne w oknie zbiorczej archiwizacji i anonimizacji (patrz rys. 12). Jeśli opcja nie jest zaznaczona, zostanie wykonana archiwizacja (rys. 3a). Jeśli opcja jest zaznaczona, zostanie wykonana anonimizacja (rys. 3b).

(obr. 3a)

(obr. 3b)

Na koniec pojawi się okno z wynikiem archiwizacji lub anonimizacji, w którym możemy sprawdzić, czy czytelnik został zarchiwizowany lub zanonimizowany, czy też archiwizacja lub anonimizacja została zablokowana. Sprawdzamy wynik i możemy zamknąć okno.

(obr. 4)

Anonimizacja indywidualnego czytelnika

Anonimizację indywidualnego czytelnika przeprowadzamy w zakładce Wypożyczenia, gdzie wybieramy Akcje i Zarządzanie czytelnikami.

(obr. 5)

W zarządzaniu czytelnikami wybieramy czytelnika, którego chcemy zanonimizować, i otwieramy jego kartę, klikając przycisk Edytuj.

(obr. 6)

Następnie klikamy przycisk Inne i wybieramy opcję Anonimizuj czytelników.

(obr. 7)

Pojawi się okno dialogowe, w którym potwierdzamy anonimizację, klikając Tak.

(obr. 8)

Po przeprowadzeniu anonimizacji wyświetli się okno z wynikiem i pojawi się plik PDF z danymi osobowymi czytelnika, który wydrukujemy i przekażemy czytelnikowi na wypadek, gdyby chciał w przyszłości przywrócić swoje konto. Następnie możemy zamknąć okno.

(obr. 9)

(obr. 10)

Archiwizacja zbiorowa i anonimizacja

Oprócz archiwizacji i anonimizacji poszczególnych użytkowników, możemy również wykonać te czynności zbiorczo dla większej liczby czytelników jednocześnie. W zakładce Wypożyczenia klikamy Akcje, następnie przechodzimy do Inne i wybieramy Ustawienia zbiorczej archiwizacji czytelników.

(obr. 11)

W oknie archiwizacji zbiorczej ustawiamy, czy chcemy archiwizować według liczby dni od zakończenia rejestracji lub ostatniej wizyty, i wpisujemy liczbę dni. Następnie wybieramy, czy chcemy archiwizować również czytelników z niezapłaconymi opłatami, rezerwacjami i zablokowanych czytelników. W kolejnym kroku musimy zwrócić szczególną uwagę na to, czy chcemy archiwizować czytelników, czy też anonimizować ich dane.

Archiwizacja: Jeśli opcja Usuń dane identyfikacyjne nie jest zaznaczona, czytelnicy zostaną jedynie zarchiwizowani (zmieni się ich domyślny dział), ale ich dane osobowe pozostaną zachowane.
Anonimizacja: Jeśli zaznaczymy opcję Usuń dane identyfikacyjne, czytelnicy zostaną zanonimizowani. Czytelnicy zostaną przeniesieni do archiwum (zmieni się ich domyślny dział), a jednocześnie zostaną usunięte wszystkie ich dane osobowe. Pozostaną tylko dane niezbędne do zachowania statystyk i identyfikatorów czytelników.

Następnie wybieramy, czy chcemy wysłać listę zarchiwizowanych czytelników na adres e-mail, a w razie potrzeby podajemy również nasz adres e-mail. Na koniec wybieramy dział archiwizacji, do którego zostaną przeniesieni czytelnicy. Po zakończeniu konfiguracji klikamy przycisk Podgląd, co spowoduje zapisanie ustawień i wyświetlenie okna z podglądem czytelników do archiwizacji lub anonimizacji.

(obr. 12)

W oknie z podglądem czytelników do archiwizacji lub anonimizacji następuje podwójna weryfikacja. Wyświetlą się tutaj wszyscy czytelnicy, którzy spełniają wymagania dotyczące liczby dni, które wprowadziliśmy w ustawieniach, niezależnie od innych wybranych opcji. Następnie dla każdego czytelnika przeprowadzana jest druga weryfikacja, czy spełnia on również pozostałe wymagania, które wprowadziliśmy. Jeśli czytelnik jest oznaczony zielonym Ok, zostanie zarchiwizowany lub zanonimizowany. Jeśli czytelnik jest oznaczony pomarańczowym okienkiem, nie spełnia niektórych z podanych warunków i nie zostanie zarchiwizowany ani zanonimizowany. Jednocześnie wyświetla się powód. Przeglądamy podgląd, a następnie możemy go zamknąć, klikając krzyżyk w prawym górnym rogu.

(obr. 13)

Ponownie pojawi się okno z ustawieniami archiwizacji zbiorczej, w którym klikamy przycisk Uruchom i potwierdzamy archiwizację lub anonimizację, klikając Tak w wyświetlonym oknie dialogowym.

(obr. 14)

Przed uruchomieniem musimy wybrać, czy chcemy archiwizować lub anonimizować czytelników tylko z wybranego działu, czy z całej biblioteki.

(obr. 15)

Na koniec wyświetli się wynik archiwizacji lub anonimizacji, który po sprawdzeniu możemy zamknąć. Listę zarchiwizowanych lub zanonimizowanych czytelników znajdziemy w wiadomości e-mail lub w oknie ustawień archiwizacji zbiorczej pod przyciskiem Listy zarchiwizowanych czytelników. Listę możemy pobrać i wydrukować, a okno ustawień zamknąć, klikając przycisk Anuluj.

(obr. 16)