Graficzna instrukcja ewidencjonowania czasopism

Rejestrację czasopism przeprowadzamy w zakładce Dzieła. Jeśli mamy już utworzony tytuł z przeszłości, nie tworzymy nowego, a jedynie dodajemy do niego karty ewidencyjne i tomy. W lewej części ekranu wybieramy typ dokumentu Czasopisma, wyszukujemy tytuł w tabeli dzieł i naciskamy przycisk Edytuj.

(obr. 1)

W zakładce Arkusze ewidencyjne zawsze tworzymy nowy arkusz ewidencyjny dla danego roku, a następnie dodajemy do niego zeszyty poszczególnych numerów czasopism. Aby utworzyć nowy arkusz ewidencyjny, klikamy menu rozwijane Arkusze ewidencyjne i wybieramy z listy opcję Nowy arkusz ewidencyjny. Jeśli mamy już utworzony arkusz ewidencyjny dla danego roku, nie musimy tworzyć kolejnego. Wystarczy tylko zarejestrować tom.

(obr. 2)

W oknie, które się otworzyło, wprowadzamy informacje dotyczące karty ewidencyjnej. Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe. Jeśli chcemy oznaczyć poszczególne numery kodami kreskowymi lub chipami RFID, wybieramy rodzaj ewidencji według egzemplarzy. Jeśli wystarczy nam tylko zarejestrować, że posiadamy dany numer, wybieramy rodzaj ewidencji według sztuk i wybieramy liczbę sztuk, które chcemy zarejestrować. Jeśli chcemy zarejestrować w ciągu jednego roku w jednej lokalizacji więcej numerów według egzemplarzy, musimy dla każdego z nich utworzyć nowy arkusz ewidencyjny oznaczony literami A, B, C itd. Po wypełnieniu wszystkich informacji zapisujemy arkusz ewidencyjny.

(obr. 3)

Teraz, gdy mamy już utworzony arkusz ewidencyjny, możemy zarejestrować nasz konkretny numer. Upewnijmy się, że wybraliśmy właściwy arkusz ewidencyjny dla odpowiedniego roku. Następnie wybierzmy z tabeli numer, który chcemy zarejestrować, i kliknijmy przycisk „Ewidencja tomów”. W tym momencie pojawi się okienko, w którym zapisane są informacje o naszym nowym tomie. Interesuje nas przede wszystkim kod kreskowy, który będziemy naklejać na czasopismo. Jeśli wszystkie dane są zgodne, potwierdzamy dialog, aby zakończyć rejestrację.

(obr. 4)

Zarejestrowane tomy mają zielone tło w tabeli. Po zakończeniu rejestracji możemy oznaczyć zarejestrowane czasopisma kodami kreskowymi i zamknąć formularz katalogowy.

(obr. 5)

Abyśmy mogli zacząć rejestrować numery czasopisma, które zaczęliśmy prenumerować zupełnie od nowa, musimy najpierw utworzyć tytuł, do którego będziemy je zapisywać. W lewej części ekranu wybieramy typ dokumentu Czasopisma i klikamy przycisk Utwórz. Ten krok wykonujemy tylko raz, przy pierwszym zakupie czasopisma.

(obr. 6)

Aby znaleźć czasopismo, najlepiej użyć numeru ISSN, który można znaleźć na czasopiśmie, lub innej znanej informacji, a następnie kliknąć przycisk Szukaj. W tym momencie zostanie przeprowadzone przeszukiwanie własnych zasobów biblioteki i dostępnych zasobów Z39.50. Z wyszukanych rekordów wybieramy ten, który chcemy wykorzystać, i przenosimy go do bazy danych naszej biblioteki.

(obr. 7)

Przejrzymy i sprawdzimy poszczególne pola na zakładkach. Jeśli chcemy, możemy zmienić lub uzupełnić niektóre informacje. Gdy jesteśmy zadowoleni z wpisu, klikamy przycisk Zapisz i kontynuujemy rejestrację, jak pokazano na rysunku 2.

(obr. 8)