Grafický návod na akvizici

Při práci s akvizicí se budeme pohybovat na záložce Akvizice. Prvním krokem je vytvoření záznamu o díle, které chceme objednat. Na záložce Nakupovaná díla klikneme na tlačítko Vytvořit.

(obr. 1)

Ve formuláři, který se nám zobrazil, klikneme na tlačítko Vytvořit a vybereme příslušný typ dokumentu - toto je nejsnazší způsob, jak záznamy dohledat, případně založit nové. Pokud víme, že je hledané dílo mezi dezideráty nebo již zpracovanými záznamy, můžeme kliknout na tlačítko Najít a zkusit ho dohledat za použití filtru a pole Hledat.

(obr. 2)

Do formuláře načteme ISBN, případně napíšeme název, autora, rok a klikneme na tlačítko Hledat. Proběhne prohledání vlastního fondu včetně deziderát a zároveň prohledá systém všechny dostupné Z39.50 zdroje. Pokud nalezneme existující záznam, znamená to, že takové dílo se již v našem fondu nachází. Označíme ho a klikneme na tlačítko Vybrat. Záznam se nám rovnou přenese do formuláře Nakupované dílo.

(obr. 3)

Pokud žádný existující záznam nenalezneme, vybereme si z externího zdroje ten, který nám nejvíce vyhovuje, označíme ho a klikneme na tlačítko Převzít.

(obr. 4a)

Vybraný záznam se nám otevře v katalogizačním formuláři ke kontrole a případné úpravě. Projdeme si jednotlivé záložky, a když jsme se záznamem spokojeni, klikneme na Uložit a zavřít. Tím se nám záznam uloží mezi dezideráta a přenese se do formuláře Nakupované dílo.

(obr. 4b)

Pokud se nám nepodaří nalézt žádný záznam, budeme muset vytvořit nový kliknutím na tlačítko Vytvořit.

(obr. 5a)

Tlačítko vyvolá katalogizační formulář, kam podle katalogizačních pravidel zadáme údaje, které o díle známe. Když máme záznam hotový klikneme na tlačítko Uložit a zavřít. Tím ho uložíme mezi dezideráta a přeneseme ho do formuláře Nakupovaná díla.

(obr. 5b)

Po výběru nebo uložení se nám dílo přeneslo do formuláře Nakupované dílo. Zde nejprve vyplníme Informace o nakupovaném díle. Vybereme šablonu objednávky, která nám připraví seznam lokací, a dodavatele, od kterého se chystáme dílo objednat. Pokud používáme nákupní seznamy, vybereme příslušný seznam, jinak necháme pole prázdné. Přírůstkovou sérii zvolíme podle typu dokumentu, který objednáváme. Pokud známe předem i další údaje jako cena, způsob nabytí, tematická skupina a kategorie, můžeme je vyplnit také. Lze se k nim vrátit i později a vyplnit je před zaevidováním svazku. Ve spodní části formuláře zadáme počty svazků, které chceme pro příslušné lokace objednat. Když máme všechny údaje vyplněné, uložíme nakupované dílo kliknutím na Vytvořit. Pokud chceme objednat jen toto jediné dílo, můžeme kliknout na Vytvořit objednávku.

(obr. 6)

Nyní se přesuneme na záložku Objednávky, kde kliknutím na tlačítko Vytvořit objednávku vytvoříme novou objednávku.

(obr. 7)

Číslo objednávky se nám vyplní automaticky podle nastavené série. Z roletky vybereme dodavatele, u kterého budeme díla objednávat, a klikneme na tlačítko Přidat nakupované dílo. Pokud používáme nákupní seznamy, můžeme využít tlačítko Přidat nákupní seznam.

(obr. 8)

V seznamu se nám objeví nakupovaná díla od vybraného dodavatele. Díla můžeme přidat do objednávky jednotlivě nebo si jich označit více zároveň. Kliknutím na tlačítko Vybrat, přidáme označená díla do objednávky.

(obr. 9)

Po vybrání všech nakupovaných děl zvolíme z roletky Stav. Pokud budeme chtít objednávku dále upravovat necháme ji ve stavu Návrh. Pokud je objednávka dokončena a její obsah již nebudeme chtít upravovat, změníme stav na Objednáno. Poté objednávku uložíme kliknutím na tlačítko Vytvořit. Jestli máme objednávku hotovou, můžeme si ji rovnou vytisknout ve výstupech nebo ji dodavateli odeslat e-mailem.

(obr. 10)

Po dodání svazků si na záložce Objednávky příslušnou objednávku vyhledáme, označíme a kliknutím na tlačítko Správa objednávky dodané svazky zaevidujeme.

(obr. 11)

Označíme si dílo, jehož svazky chceme zaevidovat, a klikneme na tlačítko Zaevidovat svazky. Pokud dodavatel dodal všechny objednané svazky od všech nakupovaných děl můžeme využít Hromadné evidence. Potřebujeme-li, můžeme z formuláře objednávky vyvolat okno pro evidenci Faktur nebo Dodacích listů.

(obr. 12)

Na záložce Zaevidovat svazky před začátkem evidence upravíme na lokacích počet svazků, který zde budeme evidovat v případě, že dodavatel nedodal všechny objednané svazky. Samotnou evidenci poté provedeme kliknutím na tlačítko Evidovat.

(obr. 13)

Před uložením můžeme ještě nastavit a upravit údaje, které budou rozkopírovány do všech svazků. Vytvoření svazků následně potvrdíme kliknutím na Uložit a zavřít.

(obr. 14)

Zaevidované svazky je možné zkontrolovat a případně upravit na záložce Zaevidované svazky. Také je nyní možné svazky vyhledat a upravit přímo na záložce Svazky v katalogizaci.

(obr. 15)