Graficzna instrukcja akwizycji

Podczas pracy z akwizycją będziemy poruszać się w zakładce Akwizycja. Pierwszym krokiem jest utworzenie rekordu dzieła, które chcemy zamówić. W zakładce Zakupione dzieła klikamy przycisk Utwórz.

(obr. 1)

W wyświetlonym formularzu klikamy przycisk Utwórz i wybieramy odpowiedni typ dokumentu – jest to najprostszy sposób wyszukiwania rekordów lub tworzenia nowych. Jeśli wiemy, że poszukiwane dzieło znajduje się wśród dezideratów lub już przetworzonych rekordów, możemy kliknąć przycisk Znajdź i spróbować je wyszukać za pomocą filtra i pola Szukaj.

(obr. 2)

W formularzu wpisujemy numer ISBN lub tytuł, autora, rok i klikamy przycisk Szukaj. Przeszukana zostanie własna kolekcja, w tym dezideraty, a jednocześnie system przeszuka wszystkie dostępne źródła Z39.50. Jeśli znajdziemy istniejący wpis, oznacza to, że takie dzieło znajduje się już w naszej kolekcji. Zaznaczamy je i klikamy przycisk Wybierz. Wpis zostanie przeniesiony bezpośrednio do formularza Zakupione dzieło.

(obr. 3)

Pokud žádný existující záznam nenalezneme, vybereme si z externího zdroje ten, který nám nejvíce vyhovuje, označíme ho a klikneme na tlačítko Převzít.

Jeśli nie znajdziemy żadnego istniejącego wpisu, wybierzemy z zewnętrznego źródła ten, który najbardziej nam odpowiada, zaznaczymy go i klikniemy przycisk Przejmij.

(obr. 4a)

Wybrany wpis otworzy się w formularzu katalogowym w celu sprawdzenia i ewentualnej edycji. Przejrzymy poszczególne zakładki, a gdy będziemy zadowoleni z wpisu, klikniemy Zapisz i zamknij. W ten sposób wpis zostanie zapisany wśród dezideratów i przeniesiony do formularza Zakupione dzieło.

(obr. 4b)

Jeśli nie uda nam się znaleźć żadnego wpisu, będziemy musieli utworzyć nowy, klikając przycisk Utwórz.

(obr. 5a)

Przycisk wywołuje formularz katalogowy, w którym zgodnie z zasadami katalogowania wpisujemy dane, które znamy na temat dzieła. Po zakończeniu tworzenia wpisu klikamy przycisk Zapisz i zamknij. W ten sposób zapisujemy go wśród dezideratów i przenosimy do formularza Zakupione dzieła.

(obr. 5b)

Po wybraniu lub zapisaniu dzieło jest przenoszone do formularza Zakupione dzieło. Tutaj najpierw wypełniamy Informacje o zakupionym dziele. Wybieramy szablon zamówienia, który przygotuje nam listę lokalizacji, oraz dostawcę, od którego zamierzamy zamówić dzieło. Jeśli korzystamy z list zakupów, wybieramy odpowiednią listę, w przeciwnym razie pozostawiamy pole puste. Serię przyrostową wybieramy zgodnie z typem zamawianego dokumentu. Jeśli znamy z góry inne dane, takie jak cena, sposób nabycia, grupa tematyczna i kategoria, możemy je również wypełnić. Można do nich wrócić później i wypełnić je przed zarejestrowaniem tomu. W dolnej części formularza wpisujemy liczbę tomów, które chcemy zamówić dla danej lokalizacji. Po wypełnieniu wszystkich danych zapisujemy zakupione dzieło, klikając przycisk Utwórz. Jeśli chcemy zamówić tylko to jedno dzieło, możemy kliknąć przycisk Utwórz zamówienie.

(obr. 6)

Teraz przejdziemy do zakładki Zamówienia, gdzie klikając przycisk Utwórz zamówienie utworzymy nowe zamówienie.

(obr. 7)

Numer zamówienia zostanie automatycznie wypełniony zgodnie z ustawioną serią. Z rozwijanego menu wybierzemy dostawcę, u którego zamawiamy dzieła, i klikniemy przycisk Dodaj kupowane dzieło. Jeśli korzystamy z list zakupów, możemy użyć przycisku Dodaj listę zakupów.

(obr. 8)

Na liście pojawią się zakupione dzieła od wybranego dostawcy. Dzieła można dodawać do zamówienia pojedynczo lub zaznaczyć kilka jednocześnie. Klikając przycisk Wybierz, dodajemy zaznaczone dzieła do zamówienia.

(obr. 9)

Po wybraniu wszystkich zakupionych dzieł wybieramy z menu rozwijanego opcję Status. Jeśli chcemy dalej edytować zamówienie, pozostawiamy je w statusie Projekt. Jeśli zamówienie jest gotowe i nie chcemy już edytować jego zawartości, zmieniamy status na Zamówione. Następnie zapisujemy zamówienie, klikając przycisk Utwórz. Jeśli zamówienie jest gotowe, możemy je od razu wydrukować w sekcji „Wydruki” lub wysłać do dostawcy pocztą elektroniczną.

(obr. 10)

Po dostarczeniu tomów wyszukujemy odpowiednie zamówienie w zakładce Zamówienia, zaznaczamy je i klikamy przycisk Zarządzaj zamówieniem, aby zarejestrować dostarczone tomy.

(obr. 11)

Oznaczamy dzieło, którego tomy chcemy zarejestrować, i klikamy przycisk Zarejestruj tomy. Jeśli dostawca dostarczył wszystkie zamówione tomy wszystkich zakupionych dzieł, możemy skorzystać z funkcji Rejestracja zbiorcza. W razie potrzeby możemy wywołać z formularza zamówienia okno do rejestracji faktur lub listów przewozowych.

(obr. 12)

W zakładce Zarejestrować zestawy przed rozpoczęciem rejestracji dostosujemy w lokalizacjach liczbę zestawów, które będziemy tutaj rejestrować w przypadku, gdy dostawca nie dostarczył wszystkich zamówionych zestawów. Następnie przeprowadzimy samą rejestrację, klikając przycisk Zarejestruj.

(obr. 13)

Przed zapisaniem możemy jeszcze ustawić i edytować dane, które zostaną skopiowane do wszystkich tomów. Utworzenie tomów potwierdzamy następnie, klikając Zapisz i zamknij.

(obr. 14)

Zarejestrowane tomy można sprawdzić i ewentualnie edytować w zakładce Zarejestrowane tomy. Obecnie możliwe jest również wyszukiwanie i edytowanie tomów bezpośrednio w zakładce Tomy w katalogizacji.

(obr. 15)