Graficzny instrukcja katalogizacji

Jeśli chcemy dodać tom do dzieła, które już znajduje się w naszej bibliotece, lub utworzyć nowy wpis dzieła, a następnie dodać do niego tom, pracujemy w zakładce Dzieła. W prawej części ekranu wybieramy typ dokumentu, który chcemy utworzyć. Aby rozpocząć katalogowanie, naciskamy przycisk Utwórz.

(obr. 1)

Istniejący wpis (dzieło) w bibliotece – Dodanie tomu

Przed utworzeniem nowego wpisu należy przeszukać istniejący zbiór, aby sprawdzić, czy taki wpis nie istnieje już w naszej bazie danych lub czy nie można go pobrać z zewnętrznego źródła Z39.50. Jeśli katalogowany dokument posiada numer ISBN, użyjemy go w pierwszej kolejności do wyszukiwania. ISBN wystarczy zeskanować z kodu kreskowego lub przepisać ręcznie. Jeśli dokument nie ma numeru ISBN, wpisujemy jak najwięcej znanych informacji – autora, tytuł, rok wydania. Aby rozpocząć wyszukiwanie, klikamy przycisk Szukaj. Jeśli wśród znalezionych rekordów pojawi się również istniejący rekord z zielonym podświetleniem, oznacza to, że dzieło znajduje się już w naszej bibliotece. W takim przypadku nie tworzymy ani nie przejmujemy żadnego nowego dzieła i używamy naszego istniejącego rekordu. Klikamy rekord, aby go wybrać, a następnie dodajemy do niego tom, naciskając przycisk Dodaj tom.

(obr. 2)

Po naciśnięciu przycisku otworzy się wpis dzieła w zakładce „zeszyty” i od razu pojawi się formularz, w którym zawsze będziemy wprowadzać informacje o nowym zeszycie. W formularzu wypełniamy dane, które są dla nas ważne. Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe i musimy je wypełnić. Klikając zielony plus lub naciskając klawisz F6 z kursorem w polu numeru przyrostowego, system automatycznie przypisze nam następny wolny numer przyrostowy. Po wypełnieniu wszystkich danych klikamy Zapisz i zamknij. Tom zostanie następnie wyświetlony w przeglądzie tomów dzieła i będzie można go również wyszukać w zakładce Tomy. Po wpisaniu wszystkich tomów dzieła zamykamy rekord, klikając przycisk Powrót do przeglądania.

(obr. 3)

Utworzenie nowego wpisu (dzieła) – Przejęcie dzieła

Jeśli nie wyświetla się żaden istniejący wpis, oznacza to, że nie posiadamy jeszcze danego dzieła w naszej bibliotece. W większości przypadków udaje nam się jednak znaleźć wpis w jednym ze źródeł Z39.50. Klikając, zaznaczamy wpis, który najbardziej nam odpowiada, a ponieważ przejmujemy już skatalogowany wpis, klikamy przycisk Przejmij.

(obr. 4)

Po przejęciu zapisu przeglądamy poszczególne zakładki i sprawdzamy przejęte dane. Jeśli znajdziemy błędne lub nieodpowiednie dane, możemy je poprawić w zapisie. Zalecamy jednak, aby w przypadku rekordów przejętych z Biblioteki Narodowej lub Katalogu Zbiorczego poprawiać tylko oczywiste błędy i opis merytoryczny. Jeśli jesteśmy zadowoleni z rekordu, wystarczy kliknąć przycisk Zapisz.

(obr. 5)

Po zapisaniu informacji o dziele przechodzimy do zakładki Tomy. Tutaj zawsze wpisujemy informacje o poszczególnych tomach, które posiadamy z danego dzieła. Nowy tom tworzymy, klikając przycisk Utwórz, a następnie postępujemy zgodnie z ilustracją 3.

(obr. 6)

Jeśli nie uda nam się znaleźć żadnego wpisu w źródłach zewnętrznych ani w naszej bibliotece, poczekamy tydzień. W przypadku nowości istnieje duże prawdopodobieństwo, że w ciągu kilku dni wpis pojawi się w jednym ze źródeł zewnętrznych i będziemy mogli go po prostu przejąć, jak pokazano na rysunku 4.

Jeśli nawet po upływie jednego lub dwóch tygodni nie uda nam się znaleźć wpisu lub jest to starszy lub regionalny tytuł, nie pozostaje nam nic innego, jak utworzyć zupełnie nowy wpis. Klikamy więc przycisk Utwórz. Stopniowo wypełniamy wszystkie obowiązkowe i znane dane zgodnie z zasadami katalogowania, aż wpis będzie gotowy. Następnie klikamy przycisk Zapisz. W ten sposób tworzymy zupełnie nowy wpis, do którego następnie dodajemy tom, jak na rysunku 6 i 3.

(obr. 7)