Ta funkcja jest przeznaczona dla bibliotek, które chcą zaoferować swoim czytelnikom możliwość odłożenia egzemplarzy, które następnie mogą odebrać w skrytce Furtodo.

• 1 Utworzenie prośby przez czytelnika o odłożenie do skrytki
• 2 Realizacja wniosku przez bibliotekarza o odłożenie do skrytki
  • 2.1 Filtr
• 3 Dodaj do skrytki
  • 3.1 Opis modułu
  • 3.2 Przypisanie do skrytki
  • 3.3 Utworzenie zamówienia do skrytki
• 4 Wyjmowanie ze skrytki
  • 4.1 Nieodebrane zamówienia
• 5 Odbiór z skrytki przez czytelnika
• 6 Powiadomienia i GDPR
• 7 Ograniczenie możliwości rezerwacji skrytek
• 8 Opłaty za odłożenie do skrytki

Utworzenie prośby przez czytelnika o odłożenie do skrytki

Czytelnik może złożyć wniosek o odłożenie zbiorów do skrytki za pośrednictwem katalogu internetowego. Czytelnik musi być zalogowany na swoje konto czytelnika. Po wyszukaniu dokumentu i naciśnięciu przycisku Zrealizuj należy zaznaczyć opcję Odłóż do skrytki, wybrać żądaną skrzynkę i nacisnąć przycisk Zrealizuj.

(obr. 1)

Realizacja wniosku przez bibliotekarza o odłożenie do skrytki

Bibliotekarz jest informowany o istnieniu prośby o odłożenie do skrytki w module wypożyczeń. Pod przyciskiem Akcje znajduje się pole z napisem Skrytka: z zaznaczoną na czerwono liczbą oczekujących realizacji.

(obr. 2)

W menu Akcje kliknij pozycję Wymagana realizacja.

(obr. 3)

W zakładce Odłożenie do skrytki znajduje się lista egzemplarzy do odłożenia do skrytki. W podzakładkach można również wybrać konkretne skrytki, jeśli biblioteka posiada ich więcej. Wyszukaj poszczególne dzieła i kolejno wczytaj ich kod kreskowy lub chip RFID w polu skanowania w dolnej części formularza. Podczas skanowania poszczególnych egzemplarzy drukarka będzie wydawać kartki do dołączenia. Do tej funkcji przydatna jest drukarka paragonów. Funkcję drukowania można wyłączyć za pośrednictwem naszego portalu pomocy technicznej.

(obr. 4)

Jeśli nie znajdziesz egzemplarza w bibliotece, możesz anulować zamówienie, klikając przycisk Usuń. Jeśli czytelnik podał swój adres e-mail, system zaproponuje wysłanie wiadomości o anulowaniu zamówienia.

(obr. 5)

Filtr

• Nowe – utworzone przez czytelników zamówienia do odłożenia do skrytki.
• Oczekujące – zeskanowane egzemplarze, które nie zostały jeszcze przypisane do konkretnej skrzynki, tzn. wymagają przetworzenia.
• Do włożenia – egzemplarze przypisane do konkretnej skrytki, ale fizycznie jeszcze do niej niewłożone.
• Włożone do skrzynki – egzemplarze włożone do skrytki, oczekujące na odbiór przez czytelnika.
• Odebrane przez bibliotekarza – anulowane zamówienia, które zostały już odebrane przez bibliotekarza, ale egzemplarze nie zostały jeszcze zwrócone za pośrednictwem anonimowego zwrotu.

Dodaj do skrytki

Zbiory są teraz gotowe do przypisania do poszczególnych skrytek w skrytce odbiorczej. W celu przypisania w Tritiu utworzono nowy, oddzielny moduł Skrytki odbiorcze.

Do modułu można przejść za pomocą przycisku Zarządzanie skrytką w wymaganych ustawieniach lub klikając zakładkę modułu Skrytki odbiorcze.

(obr. 6)

Opis modułu

Poszczególne części modułu Skrytka odbiorcza są ponumerowane dla lepszej orientacji.

• Oddział, w którym realizuję zwroty.
• Skrytka wydawcza (jeśli biblioteka posiada więcej skrytek, należy wybrać właściwe).
• Czytelnik, dla którego realizowane są zamówienia.
• Zamówienia wybranego czytelnika, które należy przypisać do skrytki.
• Skrytka, z którą aktualnie pracuję.
• Elementy sterujące skrytki.

(obr. 7)

Przypisanie do skrytki

Aby przypisać zamówienia do skrytki, należy wybrać tę wolną. Następnie za pomocą przycisków Dodaj do skrytki, Dodaj wszystko do skrytki lub przeciągając można przypisać zamówienia do konkretnej skrytki. W ten sposób zostanie ona zarezerwowana dla danego czytelnika.

(obr. 8)

Do skrytek mających status Zarezerwowane nadal można dodawać kolejne egzemplarze.

(obr. 9)

Utworzenie zamówienia do skrytki

Kliknięcie przycisku Utwórz spowoduje wygenerowanie jednorazowego kodu dostępu, który po zeskanowaniu przez zintegrowany czytnik otworzy odpowiednią skrytkę, do której należy włożyć zamówienie.

(obr. 10)

W tym momencie skrytka ma status Oczekiwanie na wprowadzenie.

(obr. 11)

Można zmienić status schowka z Oczekuje na wstawienie z powrotem na Zarezerwowane za pomocą opcji Kolejne działania → Anuluj.

(obr. 12)

Po włożeniu egzemplarzy do skrytki i jej zamknięciu czytelnik otrzymuje wiadomość e-mail i/lub SMS z danymi dostępu.

Status skrytki zmienia się na Włożono.

(obr. 13)

Wyjmowanie ze skrytki

Nieodebrane zamówienia

Zamówienia, których czytelnik nie odbierze, automatycznie zyskują status Przeterminowane.

Zamówienie można przedłużyć, umożliwiając czytelnikowi późniejszy odbiór. Skrytka nie informuje jednak czytelnika o przedłużeniu terminu odbioru zamówienia.

(obr. 14)

Drugą opcją jest anulowanie zamówienia i przygotowanie książki do odbioru przez bibliotekarza ze skrytki odbiorczej.

(obr. 15)

Po anulowaniu zamówienie ma status Anulowane i jest oznaczone w skrytce jako wygasłe. Następnie można je odebrać za pośrednictwem ekranu serwisowego na samej skrytce.

Skrytka nie informuje czytelnika o anulowaniu zamówienia.

(obr. 16)

Po wyjęciu egzemplarzy skrzynka zostaje ponownie zwolniona.

Wyjęte egzemplarze należy zwrócić za pośrednictwem anonimowego zwrotu. Zapewnia to przetwarzanie kolejnych rezerwacji.

Odbiór z skrytki przez czytelnika

Po odebraniu zamówienia z skrytki przez czytelnika, egzemplarze zostaną oznaczone jako wypożyczone.

Czytelnik otrzyma wiadomość e-mail (jeśli ma na to zgodę, patrz poniżej) z podsumowaniem wypożyczeń, które odebrał ze skrytki.

W sekcji Skrytki odbiorcze skrytka jest oznaczona jako Niedostępna przez około 30 minut od momentu odebrania. Jest to funkcja skrytki, dzięki której czytelnik może w tym czasie ponownie ją otworzyć na wypadek, gdyby coś z niej zapomniał.

W tym czasie nie można tworzyć nowych zamówień do tej skrytki. Po upływie tego czasu skrytka jest ponownie udostępniana.

(obr. 17)

Powiadomienia i GDPR

W zależności od ustawień powiadomień czytelnicy otrzymują powiadomienia o oczekujących rezerwacjach w skrytce. Częścią powiadomień jest również kod PIN umożliwiający otwarcie skrytki.

(obr. 18)

Czytelnicy otrzymują wiadomości SMS, jeśli:

• W ustawieniach powiadomień mają włączoną opcję powiadomień SMS i podali prawidłowy numer telefonu.

Czytelnicy otrzymują wiadomości e-mail, jeśli:

• W ustawieniach powiadomień mają włączoną opcję powiadomień e-mail i podali prawidłowy adres e-mail.

Jeśli czytelnikowi nie można wysłać powiadomienia e-mailem ani SMS-em, opcja odłożenia do skrytki nie zostanie mu zaproponowana podczas procesu zamawainia egzemplarzy – nie byłoby gdzie wysłać danych potrzebnych do odbioru zamówienia ze skrytki.

E-maile i SMS-y wysyła Furtodo box, a nie Tritius – ten ostatni wysyła do skrytki jedynie dane kontaktowe. Ewentualne problemy z wysyłaniem e-maili lub SMS-ów należy zatem rozwiązywać z Furtodo.

Przykłady wysyłanych e-maili:

(obr. 19)

Przykłady wysyłanych SMS-ów:

(obr. 20)

Ograniczenie możliwości rezerwacji skrytek

Biblioteka może chcieć ograniczyć możliwość rezerwacji skrytek tylko dla niektórych oddziałów.

Dla każdej skrytki można zdefiniować oddziały lub lokalizacje, w których ma być oferowana możliwość rezerwacji ich.

Jeśli więc biblioteka ma więcej niż jedną skrytkę, może dla każdej z nich zdefiniować tylko określone oddziały, z których można zamawiać.

Opłaty za odłożenie do skrytki

Opłaty można ustawić albo:

1. Za każdy zamawiany egzemplarz osobno.
2. Albo za całe zamówienie niezależnie od liczby egzemplarzy.

Przykład 1:

• Biblioteka pobiera opłatę w wysokości 1 PLN za każdy egzemplarz zamówiony do skrytki.
• Czytelnik A zamawia do skrytki 1 egzemplarz → zostaje obciążony jedna opłatą w wysokości 1 PLN.
• Czytelnik B zamawia do skrytki 3 egzemplarze → zostaje obciążony trzema opłatami po 1 PLN, łącznie 3 PLN.

Przykład 2:

• Biblioteka pobiera opłatę w wysokości 2 PLN za korzystanie ze skrytki.
• Czytelnik A zamawia do skrytki 1 tom → zostaje obciążony opłatą w wysokości 2 PLN za całe zamówienie.
• Czytelnik B zamawia do skrzynki 3 tomy → zostaje obciążony opłatą w wysokości 2 PLN za całe zamówienie.