Grafický návod na katalogizaci

Pokud chceme přidat svazek k dílu, které již naše knihovna vlastní, nebo vytvořit nový záznam díla a k němu následně přidat svazek, budeme pracovat na záložce Díla. V pravé části obrazovky si vybereme typ dokumentu, který chceme založit. Pro zahájení katalogizace stiskneme tlačítko Vytvořit.

(obr. 1)

Před samotným vytvářením nového záznamu je potřeba prohledat stávající fond, jestli takový záznam v naší databázi již neexistuje, nebo jestli jej není možné stáhnout z externího zdroje Z39.50. Pokud má katalogizovaný dokument ISBN, použijeme jej pro hledání přednostně. ISBN stačí skenerem přečíst z čárového kódu nebo ho opsat ručně. Pokud dokument ISBN nemá, vyplníme co nejvíce známých informací - Autor, Název, Rok vydání. Pro zahájení hledání klikneme na tlačítko Hledat. Pokud se nám mezi vyhledanými záznamy zobrazí také existující záznam se zeleným podbarvením, znamená to, že se dílo v naší knihovně již nachází. V takovém případě žádné nové dílo nevytváříme ani nepřebíráme a použijeme náš stávající záznam. Kliknutím záznam vybereme a svazek k němu přidáme stisknutím tlačítka Přidat svazek.

(obr. 2)

Po stisknutí tlačítka se otevře záznam díla na záložce svazky a rovnou se nám otevře formulář, kam budeme vždy zadávat informace o novém svazku. Na formuláři vyplníme údaje, které jsou pro nás důležité. Položky označené hvězdičkou jsou povinné a údaje v nich musíme vyplnit. Kliknutím na zelené plus nebo stisknutím klávesy F6 s kurzorem v poli přírůstkové číslo nám systém automaticky přiřadí následující volné přírůstkové číslo. Když máme všechny údaje vyplněné, klikneme na Uložit a zavřít. Svazek se nám následně zobrazí v přehledu svazků díla a také ho bude možné vyhledat na záložce Svazky. Když máme všechny svazky u díla zapsány, zavřeme záznam kliknutím na tlačítko Zpět k procházení.

(obr. 3)

Pokud se žádný existující záznam nezobrazí, znamená to, že dílo v naší knihovně ještě nemáme. Ve většině případů se nám ovšem podaří nalézt záznam na některém Z39.50 zdroji. Kliknutím si označíme záznam, který nám nejvíce vyhovuje, a protože přebíráme již zkatalogizovaný záznam, klikneme na tlačítko Převzít.

(obr. 4)

Po převzetí záznamu si projdeme jednotlivé záložky a zkontrolujeme převzaté údaje. Pokud nalezneme chybné nebo nevyhovující údaje, můžeme je u záznamu opravit. Doporučujeme ovšem u záznamů přebíraných z Národní knihovny nebo Souborného katalogu opravovat pouze zjevné chyby a věcný popis. Pokud jsme se záznamem spokojeni stačí kliknout na tlačítko Uložit.

(obr. 5)

Když máme záznam díla uložený, přesuneme se na záložku Svazky. Zde vždy vkládáme informace o jednotlivých svazcích, které od daného díla vlastníme. Nový svazek vytvoříme kliknutím na tlačítko Vytvořit a dále pokračujeme jako na obrázku 3.

(obr. 6)

V případě, že se nám nepodaří žádný záznam nalézt na externím zdroji ani v naší knihovně, zkusíme týden počkat. U novinek je velká pravděpodobnost, že se během několika dní záznam na některém externím zdroji objeví a my ho budeme moci jen převzít jako na obrázku 4.

Pokud ani po jednom či dvou týdnech záznam nevyhledáme, nebo se jedná o starší či regionální titul, nezbyde nám nic jiného než vytvořit zcela nový záznam. Klikáme tedy na tlačítko Vytvořit. Postupně vyplňujeme všechny povinné a známé údaje podle katalogizačních pravidel, dokud nemáme záznam hotový. Poté klikáme na tlačítko Uložit. Tím vytváříme zcela nový záznam, kterému následně přidáme svazek jako na obrázku 6 a 3.

(obr. 7)