Ta funkcja jest przeznaczona dla bibliotek, które chcą zaoferować swoim czytelnikom możliwość odłożenia dokumentów, które następnie mogą odebrać w skrzynce 3iD.

• 1 Utworzenie żądania odłożenia do skrzynki przez czytelnika
• 2 Realizacja wniosku o odłożenie do skrzynki przez bibliotekarza
  • 2.1 Filtr
• 3 Dodaj do skrzynki
  • 3.1 Opis modułu
  • 3.2 Przypisanie do skrzynki
  • 3.3 Utworzenie zamówienia do skrzynki
• 4 Wyjmowanie ze skrzynki
  • 4.1 Nieodebrane zamówienia
• 5 Powiadomienia i GDPR
• 6 Ograniczenie oferowania odłożenia do skrzynki
• 7 Opłaty za odłożenie do boksów

Utworzenie żądania odłożenia do skrzynki przez czytelnika

Czytelnik może złożyć wniosek o odłożenie dokumentu do skrzynki za pośrednictwem katalogu internetowego. Czytelnik musi być zalogowany na swoje konto czytelnika. Po wyszukaniu dokumentu i naciśnięciu przycisku „Pobierz” należy zaznaczyć opcję „Odłóż do skrzynki”, wybrać żądaną skrzynkę i nacisnąć przycisk „Pobierz”.

(obr. 1)

Realizacja wniosku o odłożenie do skrzynki przez bibliotekarza

Bibliotekarz jest informowany o istnieniu żądania odłożenia do skrzynki w module wypożyczeń pod przyciskiem Akcja napisem Skrzynka: z zaznaczoną na czerwono liczbą oczekujących żądań.

(obr. 2)

W menu Akcje kliknij pozycję Żądane odroczenia.

(obr. 3)

W zakładce Odłożenie do skrzynki znajduje się lista dokumentów wymaganych do odłożenia do skrzynki. W podzakładkach można również wybrać konkretne skrzynki, jeśli biblioteka posiada ich więcej. Wyszukaj poszczególne dokumenty i kolejno wczytaj ich kod kreskowy lub chip RFID do pola skanowania w dolnej części formularza. Podczas skanowania poszczególnych dokumentów drukarka będzie wydawać kartki do dołączenia do dokumentu. Do tej funkcji przydatna jest drukarka paragonów. Funkcję drukowania można wyłączyć za pośrednictwem naszego portalu pomocy technicznej.

(obr. 4)

Jeśli nie znajdziesz dokumentu w bibliotece, możesz anulować zamówienie, klikając przycisk Usuń. Jeśli czytelnik podał swój adres e-mail, system zaproponuje wysłanie wiadomości o anulowaniu zamówienia.

(obr. 5)

Filtr

• Nowe – utworzone przez czytelników zamówienia do odłożenia do skrzynki
• Oczekujące – zeskanowane tomy, które nie zostały jeszcze przypisane do konkretnej skrzynki, tzn. wymagają przetworzenia
• Do włożenia – tomy przypisane do konkretnej skrzynki, ale fizycznie jeszcze do niej nie włożone
• Włożone do skrzynki – tomy włożone do skrzynki, oczekujące na odbiór przez czytelnika
• Odebrane przez bibliotekarza – anulowane zamówienia, które zostały już odebrane przez bibliotekarza, ale tomy nie zostały jeszcze zwrócone za pośrednictwem anonimowego zwrotu

Dodaj do skrzynki

Pakiety są teraz gotowe do przypisania do poszczególnych skrzynek w skrzynce odbiorczej. W celu przypisania w Tritiu utworzono nowy, oddzielny moduł Skrzynki odbiorcze.

Do modułu można przejść za pomocą przycisku Zarządzanie skrzynką w wymaganych ustawieniach lub klikając zakładkę modułu Skrzynki odbiorcze.

(obr. 6)

Opis modułu

Poszczególne części modułu Skrzynka wydawcza są ponumerowane dla lepszej orientacji.

1. Oddział, w którym realizuję odłożenie
2. Skrzynka odbiorcza (jeśli biblioteka posiada więcej skrzynek, należy wybrać właściwą)
3. Czytelnik, dla którego realizowane są zamówienia
4. Zamówienia wybranego czytelnika, które należy przypisać do skrzynki
5. Skrzynka, z którą aktualnie pracuję
6. Elementy sterujące skrzynki

(obr. 7)

Przypisanie do skrzynki

Aby przypisać zamówienia do skrzynki, należy wybrać wolną skrzynkę. Następnie za pomocą przycisków Dodaj do skrzynki, Dodaj wszystko do skrzynki lub przeciągając można przypisać zamówienia do konkretnej skrzynki. W ten sposób skrzynka zostanie zarezerwowana dla danego czytelnika.

(obr. 8)

Do skrzynek w stanie „Zarezerwowane” nadal można dodawać kolejne tomy.

(obr. 9)

Utworzenie zamówienia do skrzynki

Kliknięcie przycisku Utwórz spowoduje wygenerowanie jednorazowego kodu dostępu, który po zeskanowaniu przez zintegrowany czytnik skrzynki otworzy odpowiednią skrzynkę, do której należy włożyć paczki.

(obr. 10)

W tym momencie skrzynka przechodzi w stan Oczekiwanie na wprowadzenie.

(obr. 11)

Można przełączyć schowek ze stanu Oczekuje na wstawienie z powrotem do stanu Zarezerwowane za pomocą opcji Dalsze działania → Anuluj.

(obr. 12)

Po włożeniu paczek do skrzynki i jej zamknięciu czytelnik otrzymuje wiadomość e-mail i/lub SMS z danymi dostępowymi.

Status skrzynki zmienia się na „Włożono”.

(obr. 13)

Wyjmowanie ze skrzynki

Nieodebrane zamówienia

Zamówienia, które czytelnik nie odbierze, automatycznie przechodzą do statusu „Wygasło”.

Zamówienie można przedłużyć i wysłać czytelnikowi wiadomość e-mail lub SMS z informacją o przedłużeniu.

(obr. 14)

Drugą opcją jest anulowanie zamówienia i przygotowanie książki do odbioru przez bibliotekarza ze skrzynki pocztowej.

(obr. 15)

Po anulowaniu zamówienie przechodzi do statusu Anulowane i drukowana jest karta dostępu umożliwiająca otwarcie skrzynki przez bibliotekarza.

(obr. 16)

Po wyjęciu pakietów skrzynka zostanie ponownie zwolniona.

Wyjęte pakiety należy zwrócić za pośrednictwem anonimowego zwrotu. Zapewnia to przetwarzanie kolejnych rezerwacji.

Powiadomienia i GDPR

W zależności od ustawień powiadomień czytelnicy otrzymują powiadomienia o oczekujących odłożonych przesyłkach do skrzynki. Częścią powiadomień jest również kod PIN umożliwiający otwarcie skrzynki.

(obr. 17)

Czytelnicy otrzymują SMS-y, jeśli:

• W ustawieniach powiadomień ma włączoną funkcję powiadamiania SMS-em i jednocześnie ma wpisany prawidłowy numer telefonu.

Czytelnicy otrzymują wiadomości e-mail, jeśli:

• W ustawieniach powiadomień ma włączoną opcję powiadamiania za pomocą wiadomości e-mail i jednocześnie ma podany prawidłowy adres e-mail.

Jeśli nie można wysłać czytelnikowi powiadomienia pocztą elektroniczną ani SMS-em, opcja odłożenia do skrzynki nie zostanie mu zaproponowana podczas procesu uzyskiwania dokumentu – nie byłoby gdzie wysłać dane dostępowe do odbioru ze skrzynki.

E-maile i SMS-y wysyła 3iD box, a nie Tritius – ten tylko wysyła dane kontaktowe do boxu. Ewentualne problemy z wysyłaniem e-maili lub SMS-ów należy zatem rozwiązywać z 3iD.

Przykłady wysyłanych wiadomości e-mail:

(obr. 18)

(obr. 19)

(obr. 20)

Przykłady wysyłanych SMS-ów:

(obr. 21)

Ograniczenie oferowania odłożenia do skrzynki

Biblioteka może chcieć ograniczyć oferowanie możliwości odłożenia do skrzynki tylko do niektórych oddziałów.

Dla każdej skrzynki można zdefiniować oddziały lub lokalizacje, w których ma być oferowana możliwość odłożenia do tej skrzynki.

Jeśli więc biblioteka ma więcej skrzynek, może dla każdej z nich zdefiniować tylko określone oddziały, z których można zamawiać do każdej ze skrzynek.

Opłaty za odłożenie do boksów

Opłaty można ustawić albo:

1. Za każdy zamówiony tom osobno.
2. Albo za całe zamówienie niezależnie od liczby tomów.

Przykład 1:

• Biblioteka pobiera opłatę w wysokości 1 PLN za każdy tom zamówiony do skrzynki.
• Czytelnik A zamawia do skrzynki 1 tom → zostaje obciążony 1 opłatą w wysokości 1 PLN.
• Czytelnik B zamawia do skrzynki 3 tomy → zostaje obciążony 3 opłatami po 1 PLN, łącznie 3 PLN.

Przykład 2:

• Biblioteka pobiera opłatę w wysokości 2 PLN za korzystanie ze skrzynki.
• Czytelnik A zamawia do skrzynki 1 tom → zostaje obciążony opłatą w wysokości 2 PLN za całe zamówienie.
• Czytelnik B zamawia do skrzynki 3 tomy → zostaje obciążony opłatą w wysokości 2 PLN za całe zamówienie.