Akvizice
Popis jednotlivých záložek
Dezideráta
Záložka zobrazuje díla, která nemají (a nikdy neměla) žádný svazek. Typicky jde o záznamy:
- Titulů z jiných knihoven pro které nemá vaše knihovna svazky
- MVS tituly
- Rozpracované katalogizační záznamy (draft)
Nakupovaná díla
Nakupované dílo je záznam o úmyslu nakoupit (nebo jinak získat) titul. Pro jeden titul může existovat několik nakupovaných děl (od různých dodavatelů např.). Na nakupovaná díla lze také pohlížet tak, že jde o díla, která kdy prošla akvizicí.
Co je nakupované dílo: Nakupovanému dílu by se mohlo přesněji říkat "nakupovaná položka". Nakupovaná položka je záznam o záměru, probíhajícím nebo ukončeném nákupu jednoho titulu. |
Proces akvizice vždy začíná vytvořením nakupovaného díla, ke kterému se pak eviduje objednávka, faktura, dodací list atp.
Vytvořit
Formulář vytvoření nového objednávaného díla je rozdělen do 4 sekcí, které se vyplňují odshora dolů:
- Vyhledání / vytvoření díla
- Informace o nakupovaném díle
- Rozdělení svazků na lokace
- Poznámka
Objednávky
Faktury
Dodací listy
Nákupní seznamy
Odpovídají zpravidla nákupním poradám.
Vytvoření nového nákupního seznamu
- Na záložce Nákupní seznamy vytvořte nový nákupní seznam.
- Nákupní seznam pojmenujte podle vlastních zvyklostí
- Díla, která chcete na nákupní seznam přidat musí nejdříve existovat jako nakupované dílo.
- Na dialogu "Informace o nakupovaném díle" zvolte příslušný nákupní seznam.
- Při vytváření objednávky potom můžete použít tlačítko "Přidat nákupní seznam" pro přidání všech děl z nákupního seznamu do objednávky.
Dodavatelé
Rozpočty
Prvotní nastavení akvizice
V první řadě je třeba rozhodnout (podle potřeby a licence) typ akvizice. Tritius nabízí dvě úrovně akvizice: základní a kompletní.
Nastavení šablon objednávek
Akvizice → Nakupovaná díla → Nastavení šablon
Číselná řada objednávek
Postup akvizice
Vytvoření nakupovaného díla
Nakupovaná díla → Vytvořit
Pomocí tlačítka najít vyvoláme dialog pro hledání, případně vytvoření díla.
V tabulce se zobrazují existující díla v lokální databázi (včetně desiderát). Pokud potřebujeme přidat úplně nové dílo, pokračujeme tlačítkem "Vytvořit"
Do formuláře zadáme údaje, které o díle známe. Proběhne prohledávání vlastního fondu, včetně desiderát a zároveň Z39.50 zdrojů.
Pokud je hledaný záznam mezi existujícími použijeme tlačítko "Vybrat" jinak "Převzít"
Vybraný záznam se uloží mezi desideráta a přenese do seznamu Nakupovaná díla.
Pokud nikde není, je potřeba vytvořit.
Uložit a zavřít
Po převzetí záznamu o díle je třeba vybrat šablonu pro příslušný typ dokumentu a dodavatele, od kterého plánujeme dílo objednat.
Pokud již znáte údaje o dostupnosti, tematice apod. můžete je také vyplnit (lze se k nim vrátit i později před zaevidováním svazků).
Ve spodní části vyplňte počty, které chcete objednat pro jednotlivé lokace.
Nakupované dílo uložíte tlačítkem Vytvořit.
Pokud chcete objednat jen toto jedno dílo, můžete použít tlačítko vytvořit objednávku.
Vytvoření objednávky
Objednávky → vytvořit
Číslo objednávky se automaticky vyplní dle nastavené řady.
Před vyhledáním nakupovaného díla je potřeba vybrat dodavatele.
Nakupované dílo přidáte pomocí tlačítka Přidat nakupované dílo
V seznamu se objeví díla vybraného dodavatele.
Pokud pracujete s nákupními seznamy, můžete použít Přidat nákupní seznam.
Po vybrání všech nakupovaných děl uložíme objednávku pomocí tlačítka Vytvořit. Pokud jsme si s obsahem jisti a neplánujete ho dále upravovat nebo schvalovat přepnete stav z Návrh na Objednáno. Pokud jste si objednávkou jisti, můžete ji rovnou vytisknout nebo poslat dodavateli mailem. (RIGHT_ORDER_SEND_MAIL)
Správa objednávky
Evidence svazků
Po dodání svazků najdeme na záložce Objednávky vpravo tlačítko Zaevidovat svazky.
Pokud dodavatel dodal všechny svazky všech objednaných děl, můžeme použít tlačítko Zaevidovat vše.
Pokud dodavatel nedodal všechny exempláře, můžeme před samotným zaevidováním jejich počet upravit.
Stav potvrdíte tlačítkem "Evidovat"
Před samotným uložením svazků můžeme pro svazky nastavit údaje, kterou budou rozkopírovány do všech svazků.
Vytvoření svazků potvrdíme tlačítkem uložit a zavřít.
Zaevidované svazky je možno kontrolovat, případně upravit, na záložce Zaevidované svazky. Svazky je možné také upravovat v katalogizaci na záložce Svazky.